Finance

Achats et remboursements

Modes de paiement

Carte d’achat

À la fin de chaque mois les reçus doivent être remis à la technicienne en administration en lui indiquant de quel fonds elle doit déduire les dépenses.

Dépenses permises 2.1.5 La carte d’achats pourra être utilisée uniquement pour acquérir des fournitures, du matériel et des services, notamment :

• fournitures de bureau et papeterie,
• fournitures et matériel de laboratoire, si sur un contrat à commande l’acquisition doit se faire par une demande d’approvisionnement Synchro seulement,
• produits disponibles en bio-bar,
• documentation, périodiques et abonnements,
• fourniture informatique (logiciels, disquettes, CD ROM),
• frais de maintenance et de réparation,
• quincaillerie, articles d’entretien et de réparation, articles divers,

Dépenses interdites 2.1.6 L’utilisation de la carte d’achats dans le cadre du programme est interdite pour l’achat ou paiement :

• d’un bien personnel effectué par un employé même si cet achat est remboursé par l’employé;
• d’un contrat de service et d’honoraires professionnels;
• frais de représentation, dîners d’affaires et frais de voyage;
• d’articles disponibles en vente interne ou pour la revente aux entrepôts ou magasins de l’Université (librairies, magasin dentaire etc.);
• des articles disponibles à partir des contrats à commandes de Synchro ;
• de mobilier, appareils et outillages (obtenir l’autorisation préalable de la Division approvisionnements via courriel);
• de biens périssables ou dangereux, des médicaments sur ordonnance, des produits radioactifs et animaux vivants;
• médicaments sous ordonnance,
• de produits d’importation à l’exception des abonnements à des périodiques ou des tirés-à-part, ainsi que des licences, logiciels ou autre produits numériques obtenus par téléchargement. Toute autre importation doit obtenir l‘autorisation préalable de la Division des approvisionnements.

Voir politique d’achat pour les détails http://fin.umontreal.ca/approvisionnements/achat-decentralise/index.html

Carte d'entreprise

Les achats doivent être remboursés à Marcello qui doit s’occuper de virer l’argent sur la carte. Il est préférable de fournir une copie du relevé où figure la dépense avec la demande de remboursement.

Factures

Demandé à Chantal de les payer. Achats via synchro

Matériel de bureau

Le matériel de bureau n’est pas une dépense admissible sur les fonds de recherche. Il suffit d’en faire la demande au secrétariat

Pièces justificatives

Remboursements Explication de l’événement/circonstances

En fonction du type de dépenses, différentes pièces justificatives sont nécessaires. Frais de réception *Affiches ou page web de l’évènement *Nombre de participants/personnes présentes Frais de voyage *Transport: les cartes d’embarquement *Hébergement *Repas *Affiches ou page web de l’événement où figure le nom du voyageur. Matériel et divers *Reçu

Personnel

Contrats

Sans affichage: les contrats de moins de 45 heures.
Avec affichage: les contrats de plus de 45 heures ou récurrents. Envoyer la description de poste au technicien en coordination du travail de bureau (Jean-François Frappier)
Modèle: [[Fichier: ]]

Dans les deux cas, demander à la technicienne en administration de préparer un contrat en précisant: -Nom, nombre d’heures total, dates durée du contrat, fonds sur lequel prendre le montant.

Honoraires professionnels

Petit fournisseurs: moins de 30 000$ par an

• Formulaire de déclaration de lien d’emploi (première facture)
• Formulaire de réquisition d’honoraire professionnel

Outils

Deux outils pour consulter les soldes et les transactions faites aux fonds:

Synchro finances Sélectionner l’onglet finance Base de données FIN | Rech

Tableau de bord Analyse financière projets - chercheur Donne à voir Solde des projets et Suivi des octrois Ne donne pas les bonnes infos sur la chaire

Bourses

Règlement DF-18 Le professeur doit envoyer un courriel à la technicienne en administration en précisant:

• Le nom de l'étudiant (qui doit avoir réglé ses frais de scolarité)
• Le montant
• Le fonds où prendre le montant

FCI

Vous trouverez, ci-dessous, les procédures nécessaires à la bonne gestion de votre subvention FCI.

RESPONSABILITÉ DU COMPTE ET DE LA CONTRIBUTION EN NATURE

Le chercheur est signataire du projet FCI.

Le chercheur est responsable de l’atteinte prévue des contributions en nature telles qu’indiquées dans le budget révisé soumis à la FCI. Une réduction dans les contributions en nature obtenues des fournisseurs lors de l’acquisition correspondra à une réduction du budget total du projet. Il faut rappeler que pour chaque 1$ de contribution manquant à un projet, une réduction équivalant à 2$ FCI et 2$ Québec se produit, à moins que d’autres sources de contributions puissent être identifiées, en raison du montage financier du projet de 40% FCI, 40% Québec et 20% autres. Il est donc crucial de réaliser les contributions en nature annoncées.

Le BRDV fera les suivis avec les chercheurs en cours de projet dans l’éventualité de modifications au montage du budget.

PROCÉDURES

1. Acquisition

Préalablement aux acquisitions, le Contrôle budgétaire de la Direction des finances demande aux signataires autorisés de compléter ce formulaire : http://www.fin.umontreal.ca/documents/formulaires/f_signataire_autorise_ffar.pdf et de le faire parvenir à jocelyne.marcoux.janvier@umontreal.ca .

Les équipements de plus de 100 000$ requièrent la signature additionnelle du responsable de votre unité (Directeur de département ou de centre).

Les factures à approuver vous seront transmises par la Direction des finances et devront être retournées, signées, à l’attention de Marc Desjardins.

Pour toutes questions relatives aux politiques et procédures d’acquisition, vous pouvez vous référer à la Politique d’acquisition de biens, de service et de travaux de construction de l’Université de Montréal (http://www.fin.umontreal.ca/documents/Politique_Acquisitiondebiensdec2013.pdf) et à l’aide-mémoire des procédures d’acquisition (http://www.fin.umontreal.ca/documents/AideMemoire_Proceduresacquisition_janvier2014.pdf ).

Une acquisition pourra être validée par la Direction des finances avec le BRDV et éventuellement refusée, s’il s’agit d’une modification majeure à l’infrastructure prévue (voir la définition de la FCI pour une modification majeure (Guide des programmes http://www.innovation.ca/fr/Fonds).

2. Transactions : Type source, catégorie et sous-catégorie

Il y a une nouvelle directive concernant les DA des projets FCI. Maintenant vous devez mettre le rabais FCI sur une ligne distincte pour chacune des catégories ou sous-catégories différentes selon le cas.

Le traitement des transactions dans Synchro requiert l’ajout d’éléments qui n’existaient pas dans Prophecy (ancien système):

i) Activité et type source Le code pour l’activité doit toujours être : 0001 Le code de type source doit toujours être : 230 – FCI‐Dépenses générales

ii) Catégorie Le code de la catégorie est obligatoire et varie selon la nature de la transaction. Il faut donc se référer au tableau ci‐après pour compléter les demandes d’achats ou pour compléter les autres formulaires de demande de paiement. Le descriptif de la rubrique selon la « Liste détaillée et Sommaire des contributions de la FCI » vous aidera à déterminer la catégorie appropriée. Exemple : la rubrique FCI 13‐Achat d’équipements imposerait dans Synchro la catégorie 2300‐Achat équipement

Code Description 2300 Achat dʹéquipement 2305 Location dʹéquipement 2310 Personnel (acqu.dʹinfra.) 2315 Composantes 2320 Déplacements (acq.dʹinfra) 2325 Logiciels 2330 Contrats garanties prol./serv. 2335 Const./réno.(activités rech.) 2340 Formation init.pers.(infrast.) 2345 Autre

iii) Sous‐catégorie Le code de la sous‐catégorie est aussi obligatoire. Vous devez utiliser le numéro de l’article tel que présenté à la « Liste détaillée et Sommaire des contributions de la FCI ». Exemple : l’item #78 selon la liste de la FCI devrait être entré sous le format 78 pour le champ Sous‐catégorie.

3. Modifications

Toute demande de modification au budget révisé devra être faite avec le BRDV, pour transmission de la demande à la FCI et à Québec. Ces demandes de modifications sont faites en fin de projet lorsque les principales infrastructures sont acquises et qu’il devient nécessaire de procéder à des changements pour finaliser les projets.

Les retards dans le déroulement des projets devront être communiqués au BRDV, à l’attention de Julie Labrecque afin que nous puissions en informer la FCI dans les délais requis et que la Direction des finances puisse réviser les prévisions budgétaires et les versements de la FCI.

L’utilisation des soldes dans un projet FCI lorsque l’ensemble des infrastructures ont été acquises est considérée comme une modification et ne peut être faite sans l’autorisation de la FCI, et uniquement si les acquisitions sont essentielles à la recherche. La FCI finance une liste d’infrastructures plutôt que d’accorder un budget global. Ces ajouts de fin de projet peuvent être refusés par l’institution et par la FCI. L’utilisation du solde ne sera pas possible pour des soldes de 2000$ et moins, le projet étant alors considéré comme étant finalisé.

RESSOURCES

Bureau Recherche Développement Valorisation Contact : Julie Labrecque (poste 0987 ou julie.labrecque@umontreal.ca) Préparation et soumission des projets, révision du budget et dépôt de la liste détaillée, gestion de projet, règles de la FCI et modifications en cours de projet, rapports scientifiques.

Direction des finances Contact : Marc Desjardins (poste 4634 ou marc.desjardins@umontreal.ca) Suivi sur le traitement des formulaires, suivi de budget, rapports financiers.

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toutes questions sur votre projet FCI. Le BRDV et la Direction des finances se feront un plaisir d’y répondre.