Finance

Achats et remboursements

Modes de paiement

Carte d’achat

À la fin de chaque mois les reçus doivent être remis à la technicienne en administration en lui indiquant de quel fonds elle doit déduire les dépenses.

Dépenses permises 2.1.5 La carte d’achats pourra être utilisée uniquement pour acquérir des fournitures, du matériel et des services, notamment :

• fournitures de bureau et papeterie,
• fournitures et matériel de laboratoire, si sur un contrat à commande l’acquisition doit se faire par une demande d’approvisionnement Synchro seulement,
• produits disponibles en bio-bar,
• documentation, périodiques et abonnements,
• fourniture informatique (logiciels, disquettes, CD ROM),
• frais de maintenance et de réparation,
• quincaillerie, articles d’entretien et de réparation, articles divers,

Dépenses interdites 2.1.6 L’utilisation de la carte d’achats dans le cadre du programme est interdite pour l’achat ou paiement :

• d’un bien personnel effectué par un employé même si cet achat est remboursé par l’employé;
• d’un contrat de service et d’honoraires professionnels;
• frais de représentation, dîners d’affaires et frais de voyage;
• d’articles disponibles en vente interne ou pour la revente aux entrepôts ou magasins de l’Université (librairies, magasin dentaire etc.);
• des articles disponibles à partir des contrats à commandes de Synchro ;
• de mobilier, appareils et outillages (obtenir l’autorisation préalable de la Division approvisionnements via courriel);
• de biens périssables ou dangereux, des médicaments sur ordonnance, des produits radioactifs et animaux vivants;
• médicaments sous ordonnance,
• de produits d’importation à l’exception des abonnements à des périodiques ou des tirés-à-part, ainsi que des licences, logiciels ou autre produits numériques obtenus par téléchargement. Toute autre importation doit obtenir l‘autorisation préalable de la Division des approvisionnements.

Voir politique d’achat pour les détails http://fin.umontreal.ca/approvisionnements/achat-decentralise/index.html

Carte d'entreprise

Les achats doivent être remboursés à Marcello qui doit s’occuper de virer l’argent sur la carte. Il est préférable de fournir une copie du relevé où figure la dépense avec la demande de remboursement.

Factures

Demandé à Chantal de les payer. Achats via synchro

Matériel de bureau

Le matériel de bureau n’est pas une dépense admissible sur les fonds de recherche. Il suffit d’en faire la demande au secrétariat

Pièces justificatives

Remboursements Explication de l’événement/circonstances

En fonction du type de dépenses, différentes pièces justificatives sont nécessaires. Frais de réception *Affiches ou page web de l’évènement *Nombre de participants/personnes présentes Frais de voyage *Transport: les cartes d’embarquement *Hébergement *Repas *Affiches ou page web de l’événement où figure le nom du voyageur. Matériel et divers *Reçu

Personnel

Contrats

Sans affichage: les contrats de moins de 45 heures.
Avec affichage: les contrats de plus de 45 heures ou récurrents. Envoyer la description de poste au technicien en coordination du travail de bureau (Jean-François Frappier)
Modèle: [[Fichier: ]]

Dans les deux cas, demander à la technicienne en administration de préparer un contrat en précisant: -Nom, nombre d’heures total, dates durée du contrat, fonds sur lequel prendre le montant.

Honoraires professionnels

Petit fournisseurs: moins de 30 000$ par an

• Formulaire de déclaration de lien d’emploi (première facture)
• Formulaire de réquisition d’honoraire professionnel

Outils

Deux outils pour consulter les soldes et les transactions faites aux fonds:

Synchro finances Sélectionner l’onglet finance Base de données FIN | Rech

Tableau de bord Analyse financière projets - chercheur Donne à voir Solde des projets et Suivi des octrois Ne donne pas les bonnes infos sur la chaire

Bourses

Règlement DF-18 Le professeur doit envoyer un courriel à la technicienne en administration en précisant:

• Le nom de l'étudiant (qui doit avoir réglé ses frais de scolarité)
• Le montant
• Le fonds où prendre le montant