Pérennité du document

Définition

Lorsque l'on parle de pérennité du document, est désignée l'aptitude de l’information à traverser le temps durant tout son cycle de vie en préservant son intégrité. La pérennité est donc un des aspects principaux d'un document, mais est déterminée par des dimensions externes à l'information en tant que telle comme l'internet, le web et ses protocoles ainsi que les livres numériques. Il est possible d'en distinguer deux réalités: une première et générale qui s'avère liée au support du document (en lien à la théorie du support), et une deuxième, plus spécifique au monde de l'édition numérique, qui est déterminée par le format du document.

Pérennité du support

Le terme de support est ici employé dans la dimension documentaire qu'il peut détenir: il s'agit ainsi de l'élément physique sur lequel repose un document. Or si un support peut être différencier d'un autre par sa nature (qu'il s'agisse d'un support papier, numérique, électronique etc), c'est également les attributs liés à sa matière qui le déterminent dont celui de la pérennité. La pérennité du support est un des principaux objectifs de toutes éditions: il s'agit en effet dans l'absolu de concevoir un objet numérique dont la nature et la forme du support perdurent dans le temps, l'idéal étant de trouver un support qui ne comporterait ni défauts ni faiblesses et qui donc serait éternel. L'évolution historique du support du document que l'on peut constater dans l'histoire du livre et de l'édition a notamment été motivée par une recherche de pérennité de la trace. Parmi les grandes ruptures dans l'histoire du support, la toute première semble être le passage de l'oral à l'écrit. Par ailleurs visant à améliorer la transmission, l'écriture se concevant alors comme « un système conventionnel de signes graphiques visant à transmettre le langage sous une forme visuelle. »

Pérennité du format

Le format renvoie au travail de mise en forme selon des conventions des données destinées à représenter du texte, du son, de l’image, de la vidéo, seuls ou combinés :

« C’est une sorte de « gabarit » qui met certaines données à des endroits déterminés.»

Comme pour le cas du support, les attributs du formats déterminent la pérennité du document. Ainsi certaines caractéristiques du format permettent d'assurer une pérennité telle que :

• l'Interopérabilité (ou interfonctionnement en informatique) qui désigne la capacité de l'élément à fonctionner avec d'autres éléments informatiques et qui fait donc défaut aux formats fermés ou propriétaires ne pouvant être manipulés que par le(s) propriétaire(s) ou après l'obtention d'une permission spécifique (souvent via une licence s'avérant payante).
• le Type du format (propriétaire ou public) informe sur l'origine du format ([le format propriétaire] proviendra d'une entreprise et sera à des fins commerciales, conservant une certaine maîtrise dans la diffusion ou l'interopérabilité du format par de quotidiennes mises à jour ou par le système de brevet ; tandis que le format public ou libre n'impose pas de contraintes à l'utilisateur du format).
• l'Ouverture ou la Fermeture du format coïncident généralement avec le type et le degré d'interopérabilité du format mais il peut cependant arriver qu'un format de type propriétaire soit ouvert (tel que le format PDF d'Adobe).

Sachant que le choix de dispositifs et du formats est réalisé dès le début de la création du document, la dimension d'une pérennité et les risques de perte ou d'endommagement des données doivent faire partie des préoccupations dans la composition scientifique à l'origine. Bien que le format par définition soit lié à un processus de normalisation au sein d'une communauté, il peut arriver au cours du temps que ce format devienne obsolète dans la mesure où les outils permettant de traiter ce format et d'en lire l'organisation des données ne sont plus disponibles sous leurs formes d'origine. En effet si les formats se renouvellent, les outils permettant leur traitement changent au fil des années et des découvertes. Un décalage peut alors se créer entre les versions et peut gêner le processus. Un format nouveau pourra ne pas être pris en compte par un logiciel, ses données ne seront pas accessibles, le cas inverse est également possible. Il peut advenir un autre problème mettant en péril l'intégrité du document dans le temps : celui des ressources associées au format mais pouvant ne pas être transmises avec le document, qui ne pourra alors pas être correctement reformé et dont le bagage informationnel se retrouvera amoindri. Le souci de pérennité doit donc accompagner chaque étape du document :

« En effet, au-delà du choix du format initial, la préservation des documents suppose une veille constante afin de pouvoir opérer les migrations de support, de format ou d’application chaque fois que l’obsolescence de l’un de ces éléments est signalée.»

Références

Frédéric Barbier, Histoire du livre en Occident

Marcello Vitali-Rosati, Michael E. Sinatra, Pratiques de l’édition numérique: parcoursnumeriques-pum.ca/les-formats