Finance : Différence entre versions
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2.1.5 La carte d’achats pourra être utilisée uniquement pour acquérir des fournitures, du matériel et des services, notamment : | 2.1.5 La carte d’achats pourra être utilisée uniquement pour acquérir des fournitures, du matériel et des services, notamment : | ||
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| − | + | *produits disponibles en bio-bar, | |
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| − | + | *fourniture informatique (logiciels, disquettes, CD ROM), | |
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| − | + | *quincaillerie, articles d’entretien et de réparation, articles divers, | |
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2.1.6 L’utilisation de la carte d’achats dans le cadre du programme est interdite pour l’achat ou paiement : | 2.1.6 L’utilisation de la carte d’achats dans le cadre du programme est interdite pour l’achat ou paiement : | ||
| − | + | *d’un bien personnel effectué par un employé même si cet achat est remboursé par l’employé; | |
| − | + | *d’un contrat de service et d’honoraires professionnels; | |
| − | + | *frais de représentation, dîners d’affaires et frais de voyage; | |
| − | + | *d’articles disponibles en vente interne ou pour la revente aux entrepôts ou magasins de l’Université (librairies, magasin dentaire etc.); | |
| − | + | *des articles disponibles à partir des contrats à commandes de Synchro ; | |
| − | + | *de mobilier, appareils et outillages (obtenir l’autorisation préalable de la Division approvisionnements via courriel); | |
| − | + | *de biens périssables ou dangereux, des médicaments sur ordonnance, des produits radioactifs et animaux vivants; | |
| − | + | *médicaments sous ordonnance, | |
| − | + | *de produits d’importation à l’exception des abonnements à des périodiques ou des tirés-à-part, ainsi que des licences, logiciels ou autre produits numériques obtenus par téléchargement. Toute autre importation doit obtenir l‘autorisation préalable de la Division des approvisionnements. | |
Voir politique d’achat pour les détails http://fin.umontreal.ca/approvisionnements/achat-decentralise/index.html | Voir politique d’achat pour les détails http://fin.umontreal.ca/approvisionnements/achat-decentralise/index.html | ||
Version du 8 mars 2017 à 14:10
Sommaire
Achats et remboursements
Modes de paiement
Carte d’achat
À la fin de chaque mois les reçus doivent être remis à la technicienne en administration en lui indiquant de quel fonds elle doit déduire les dépenses.
Dépenses permises 2.1.5 La carte d’achats pourra être utilisée uniquement pour acquérir des fournitures, du matériel et des services, notamment :
- fournitures de bureau et papeterie,
- fournitures et matériel de laboratoire, si sur un contrat à commande l’acquisition doit se faire par une demande d’approvisionnement Synchro seulement,
- produits disponibles en bio-bar,
- documentation, périodiques et abonnements,
- fourniture informatique (logiciels, disquettes, CD ROM),
- frais de maintenance et de réparation,
- quincaillerie, articles d’entretien et de réparation, articles divers,
Dépenses interdites 2.1.6 L’utilisation de la carte d’achats dans le cadre du programme est interdite pour l’achat ou paiement :
- d’un bien personnel effectué par un employé même si cet achat est remboursé par l’employé;
- d’un contrat de service et d’honoraires professionnels;
- frais de représentation, dîners d’affaires et frais de voyage;
- d’articles disponibles en vente interne ou pour la revente aux entrepôts ou magasins de l’Université (librairies, magasin dentaire etc.);
- des articles disponibles à partir des contrats à commandes de Synchro ;
- de mobilier, appareils et outillages (obtenir l’autorisation préalable de la Division approvisionnements via courriel);
- de biens périssables ou dangereux, des médicaments sur ordonnance, des produits radioactifs et animaux vivants;
- médicaments sous ordonnance,
- de produits d’importation à l’exception des abonnements à des périodiques ou des tirés-à-part, ainsi que des licences, logiciels ou autre produits numériques obtenus par téléchargement. Toute autre importation doit obtenir l‘autorisation préalable de la Division des approvisionnements.
Voir politique d’achat pour les détails http://fin.umontreal.ca/approvisionnements/achat-decentralise/index.html
Carte d'entreprise
Les achats doivent être remboursés à Marcello qui doit s’occuper de virer l’argent sur la carte. Il est préférable de fournir une copie du relevé où figure la dépense avec la demande de remboursement.
Factures
Demandé à Chantal de les payer. Achats via synchro
Matériel de bureau
Le matériel de bureau n’est pas une dépense admissible sur les fonds de recherche. Il suffit d’en faire la demande au secrétariat
Pièces justificatives
Remboursements Explication de l’événement/circonstances
En fonction du type de dépenses, différentes pièces justificatives sont nécessaires. Frais de réception *Affiches ou page web de l’évènement *Nombre de participants/personnes présentes Frais de voyage *Transport: les cartes d’embarquement *Hébergement *Repas *Affiches ou page web de l’événement où figure le nom du voyageur. Matériel et divers *Reçu
Personnel
Contrats
Sans affichage: les contrats de moins de 45 heures. Avec affichage: les contrats de plus de 45 heures ou récurrents. Description de poste à envoyer à Jean-François Frappier Modèle (image)
Dans les deux cas, demander à la technicienne en administration de préparer un contrat en précisant: -Nom, nombre d’heures total, dates durée du contrat, fonds sur lequel prendre le montant.
Honoraires professionnels
Petit fournisseurs: moins de 30 000$ par an
- Formulaire de déclaration de lien d’emploi (première facture)
- Formulaire de réquisition d’honoraire professionnel
Outils
Deux outils pour consulter les soldes et les transactions faites aux fonds:
Synchro finances Sélectionner l’onglet finance Base de données FIN | Rech
Tableau de bord Analyse financière projets - chercheur Donne à voir Solde des projets et Suivi des octrois Ne donne pas les bonnes infos sur la chaire
Bourses
Règlement DF-18 Le professeur doit envoyer un courriel à la technicienne en administration en précisant:
- Le nom de l'étudiant (qui doit avoir réglé ses frais de scolarité)
- Le montant
- Le fonds où prendre le montant
